In volle coronacrisis mocht Arco een applicatie opzetten om het inscannen van facturen in AZ Nikolaas te vereenvoudigen. Om dit te kunnen realiseren, was er nood aan een menselijke aanpak en duidelijke digitale communicatie. De oplossing van Arco was alvast een zorg minder voor het ziekenhuis in deze moeilijke periode.
De boekhouding van een ziekenhuis rechthouden is geen makkelijke klus, zeker niet in coronatijden. Ongeveer zes maanden na de lockdown startte Arco met het opzetten van een nieuwe oplossing voor het inscannen van facturen. “Onze eerste meeting vond plaats zes maanden na de eerste lockdown, in september 2020. We zaten allemaal thuis en Bruno stond samen met zijn team in de frontlinie om ons coronavrij te houden in de mate van het mogelijke”, vertelt Ryan Van Coillie, Account Manager bij Arco.
“Het was aangenaam samenwerken met AZ Nikolaas. Het opzetten van de applicatie gebeurde volledig online. Het was niet altijd makkelijk om via mail en Microsoft Teams te communiceren. Maar we zijn erin geslaagd om het project op drie maanden tijd te realiseren”, voegt Ryan toe.
Meehelpen in de frontlinie, was voor Arco geen optie. Maar een handige oplossing om facturen in te scannen was alvast een last van Bruno’s schouders. “Voor AZ Nikolaas was het ook allemaal nieuw. In de coronaperiode werd alles digitaal. Onze mensen moesten daarbovenop ook nog opleiding krijgen. Ryan leidde dit allemaal in goede banen. Ook de communicatie verliep vlekkeloos. We maakten een vlekkeloze overgang van papier naar digitaal”, zegt Bruno De Roeck, diensthoofd van de boekhouding van AZ Nikolaas. “Ik kan alleen maar met heel veel plezier naar deze periode terugkijken.”
In diezelfde periode ging AZ Nikolaas samen met AZ Lokeren. De naamswijziging naar AZ Waas en Durme was een extra uitdaging voor de boekhouding. “We hadden een vzw met twee erkenningen voor de aparte ziekenhuizen. We moesten dus ook twee boekhoudingen uitvoeren en ze daarna consolideren. In dezelfde periode zette Ryan ook de boekhoudkundige sturing voor AZ Lokeren op. Van deze gelegenheid maakten we gebruik om de e-mailprocessor van Arco te implementeren”, aldus Bruno.
Gedurende het hele project hebben Ryan en Bruno alleen digitaal gecommuniceerd via Teams, mail of telefonisch. “Het komische aan het project is dat we elkaar nog nooit fysiek hebben ontmoet. We zeggen al bijna drie jaar dat we samen iets gaan drinken, als we elkaar tegenkomen. Voorlopig is dit er nog niet van gekomen”, zegt Ryan.
“Het persoonlijke contact primeerde in onze samenwerking. We hadden elkaars privénummer en we konden elkaar altijd bereiken. Alle afspraken zijn steeds nagekomen, ook al was het soms moeilijk. Dit merk ik ook aan onze mensen. Velen hadden nog nooit van platformen als Teams gehoord. Plots moesten online opleidingen volgen en dat is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Ryan heeft ons hier fantastisch in ondersteund”, voegt Bruno toe.
Arco Information kijkt graag naar wat we voor jou kunnen betekenen. Wij kijken alvast uit naar een eerste kennismaking online of in real life: www.arco.be/contact.
