De Provincie West-Vlaanderen schakelde in 2013 met succes over naar de digitale behandeling van leveranciersfacturen. Zij werkt hiervoor samen met Arco voor de scanning en herkenning van facturen. Hoofdaannemer Cipal op zijn beurt verzorgt de routering, goedkeuring en boeking in de boekhouding van Mercurius. Facturen scannen en boeken loopt nu aanzienlijk sneller.
Een heldere projectaanpak heeft vanaf het begin geleid tot een duidelijke afbakening van scope en van verantwoordelijkheden. Hierdoor vond de opstart snel plaats.
De heldere, no-nonsense aanpak met een vlotte communicatie zorgde ervoor dat de partijen elkaar goed vonden. De support bleek heel goed te zijn, voor iedere vraag of probleem volgde ook een antwoord.
Stijn Lombaert, directeur griffie en verantwoordelijk voor management en organisatie
Budgettering moet sneller en accurater opgevolgd worden. Daarom moeten inkomende facturen zo snel mogelijk verwerkt worden binnen de boekhouding.
De BBC (Beleids- en Beheers Cyclus) werkt op transactiebasis. De tijdige en correcte verwerking vereist een aangepaste procesondersteuning.
Facturen komen nu allemaal toe op het hoofdbestuur in de dienst boekhouding. Voordien kwamen ze toe op verschillende locaties. Hierdoor verliep de registratie trager (langere doorlooptijd) en bestond ook een groter risico op verlies van facturen.
Snelheid:
Accuraatheid:
Recente Europese regelgeving voorziet dat in de toekomst een factuur binnen de 30 kalenderdagen moet worden betaald. Dankzij de hogere snelheid wordt dit ook effectief mogelijk.
Outsourcing:
Een duidelijke SLA is beschikbaar en wordt effectief gehaald:
De provincie verwerkt maar liefst 25.000 facturen per jaar. Op sommige werkdagen ,buiten de vakantie, komen rond de 250 facturen toe die de dag zelf worden ingescand. Arco bleek effectief in staat om deze volumes zonder moeite of vertraging te verwerken. De goede samenwerking tussen het provinciebestuur en Arco zorgde dat problemen bij de opstart vlot en efficiënt werden verholpen.
Het uitbesteden van zoveel facturen aan een externe partij riep aanvankelijk twijfels op. Die verdwenen echter snel nadat bleek dat service snel was opgestart en ook zeer goed werkte. Vooral de flexibiliteit van Arco bij het finetunen van de verrijking was belangrijke factor.
De scansoftware bleek gebruiksvriendelijk en eenvoudig om te gebruiken. Hierdoor was de opleidingstijd kort en de aanvaarding hoog.
De Cipal Mercurius boekhoudsoftware is uitgerust met een workflowmodule. Facturen komen automatisch in de workflow terecht en goedkeurders kunnen alle gegevens nakijken en goedkeuren of afkeuren.
De ingescande documenten worden opgeslagen in een legaal digitaal archief. De Arco web portal bevat alle facturen, en dit conform de wetgeving. De factuur is verrijkt met een digitale handtekening, heeft een duidelijke tijdsstempel en kan niet meer worden gewijzigd. De audit trail houdt alle bewegingen bij. Hierdoor is het niet langer nodig om een papieren archief bij te houden.
Bovenop het centrale archief van facturen verdwijnen ook allerlei decentrale archieven. Zo houden bijvoorbeeld budgetverantwoordelijken niet langer facturen bij, gekoppeld aan vastleggingen, maar zoeken ze deze gewoon digitaal op binnen de boekhoudtoepassing.
