Start People en USG People zijn leidinggevende bedrijven op het vlak van HR-dienstverlening en maken deel uit van Recruit.
De voornaamste applicatie betreft de behandeling van leveranciersfacturen. Het Shared Service Center van USG Belgium beheert ca. 30.000 leveranciersfacturen per jaar.
De boekhouding ervaart een heleboel voordelen:
- Doorlooptijd van facturengoedkeuring 30 % korter dan vroeger.
- Documenten gaan niet verloren.
- Centraal digitaal archief is volledig conform wetgeving. Hierdoor moet geen enkel ander parallel archief worden bijgehouden.
- Vier ogen-principe: elk factuur wordt door minstens twee personen nagekeken, en dit conform bevoegdheden zoals bepaald voor twintig legale entiteiten van de groep.
- Minder handmatige ingave: factuurgegevens worden via OCR automatisch voorgesteld en doorboeken na goedkeuring naar boekhoudpakket Finacc van Centric vergt geen menselijke tussenkomst.
- Direct inlezen van e-mails: automatische verwerking van e-mails is gestart en zorgt ervoor dat scannen niet meer nodig is.
Digitale onkostenota’s:
- Onkosten digitaal ingegeven door personeelsleden, waardoor reeds bij aanvang gegevens veel accurater zijn.
- Goedkeuring verloopt sneller dan voordien en conform autorisatieregels binnen werkmaatschappijen.
- Gegevens automatisch doorgezet naar loonapplicatie. Handmatige ingave door personeelsafdeling niet meer nodig.
Beheer digitale aankopen:
- Aanvragen voor aankopen vastgelegd via digitale workflow.
- Goedkeuring, bestelling en levering verlopen hierdoor via geïntegreerd proces.
- Er is dus beter zicht op openstaande bestellingen en impact op budget en maandafsluitingen.
- Bestelde en geleverde facturen direct geboekt zonder goedkeuring indien conform met bestelling en levering (automatische matching).
Manual Payments:
- Bepaalde facturen moeten op specifieke datum worden bepaald en dit wijkt af van normale procedure. Hiervoor is aparte opvolgingsworkflow opgesteld.
- Zo worden deze specifieke betalingstermijnen niet vergeten, en kan nodige controle door goedkeuring plaatsvinden.
