Ziekenhuizen en zorginstellingen werken doorlopend aan efficiëntieverhoging en schaalvergroting om kwaliteitszorg te bieden binnen het budgettair kader. Zij beheren grote informatiehoeveelheden, zowel via patiëntendossiers als administratieve documenten.
De boekhouding automatiseert inkomende factuurstromen, zowel facturen m.b.t. apotheek, handelsgoederen en algemene kosten. Die worden ingescand of ingelezen als e-factuur, automatisch uitgelezen, geverifieerd en vervolgens doorgezet naar het ERP-pakket dat instaat voor de boekhoudkundige verwerking.
De apotheekmedewerkers vergelijken de facturen met de apotheekgegevens. Deze diensten bevinden zich in de cloud of lokaal. De facturen zijn opzoekbaar in een beveiligd archief, dat legaal conform is. U hoeft dus geen papieren facturen meer bij te houden. Zowel grotere als kleinere instellingen komen aan bod, dankzij de reeds bestaande koppelingen met de bestaande leveranciers van ERP, boekhoud- en apotheeksoftware.
Voor de ontvangst van leveranciersfacturen als e-invoice werd een speciaal programma opgezet. Specifieke site voor einvoicing voor de ziekenhuizen:https://www.arco.be/einvoicing-ziekenhuizen/
Tevens wordt in 2022 de zendnota van de leveranciers als elektronisch bericht met koppeling aan de FMD-gekoppelde registratie van voorschriftgerelateerde producten uitgewerkt.
De klanten en patiënten ontvangen grote volumes aan verkoopfacturen. De papieren factuur wordt naadloos omgezet naar een digitale versie. Patiënten kunnen zelf hun voorkeuren instellen op een portaal, en ontvangen hun documenten via email of in hun portaal of app naar voorkeur, zoals Doccle en POM. De digitalisering blijkt een groot succes want de ziekenhuizen en zorginstellingen boeken meteen succes in de digitale vernieuwing:
- klanten, patiënten en medewerkers zijn tevreden over de extra dienstverlening
- grote kostenbesparing
Het medisch dossier is erg omvangrijk, waardoor het digitaal documentenbeheer ervan een belangrijke hoeksteen betekent. En dit zowel voor actieve als afgesloten opnames. Scansystemen laten toe om de documenten efficiënt centraal of decentraal te digitaliseren.
