E-Facturen naar de Vlaamse overheid verzenden

Sinds 2017 is het verzenden van e-facturen naar de Vlaamse overheid verplicht, en dit via het OpenPeppol Mercurius België e-invoice platform ! Doch het betreft niet alleen e-invoicing naar de Vlaamse overheid :

• De federale overheid ontvangt al actief e-facturen en voert stapsgewijs een volledige verplichting in.
• Steeds meer overheden nemen verplichte digitale facturatie op in hun aanbestedingen.
• Ten laatste in november 2018 zal het kunnen ontvangen van e-facturen via Open/Peppol verplicht worden (met een jaar uitstel voor bepaalde overheden).
• Ook de andere Belgische regionale overheden zullen in de nabije toekomst e-facturen kunnen ontvangen.
• Steeds meer steden en gemeenten ontvangen e-facturen  via Mercurius OpenPeppol.  Voor de meeste lokale overheden wordt de ontvangst gefaciliteerd door Arco.  Meer informatie en lijst lokale overheden die e-invoices ontvangen: Link

Arco beidt een gespecialiseerde service voor e-invoicing naar de Vlaamse overheid en andere overheden.

• Marktleider en pionier qua verzending e-facturen naar de overheid.
• Vlotte, gestandaardiseerde en eenvoudige aansluiting.
• Ruime ervaring en kwalitatieve adviesverlening.
• Geen technische kennis nodig.
• Zorgenvrij versturen van de e-factuur (EDI) zonder dankzij de intelligente validatie op inhoud en opvolging van de verwerking.
• Facturen die moeten worden herwerkt worden duidelijk aangeboden aan de verantwoordelijke (bijvoorbeeld verkoop administratie) voor verdere verwerking.
• Kostenefficiënt met een duidelijke SLA.
• Solide technische koppeling met het overheidsplatform als Belgisch OpenPeppol Access Point Provider
• Begin 2018 warenmeer dan 80 bedrijven operationeel met de e-invoice verzending naar de Vlaamse Overheid.  Een ervaring waar u ook gebruik van kan maken.

Arco is een Open/Peppol Access Point

• Arco is een gecertifieerd Open/Peppol Access Point.  Hierdoor kan zowel de ontvangst geregeld worden van Open/Peppol facturen als de verzending naar Open/Peppol ontvangers.
• Arco begeleidt verzenders en ontvangers in die traject.

Connector:

• Arco beschikt reeds over bestaande connectoren met boekhoud- en ERP-pakketten
• Iedere verzender kan bestanden aanleveren in 1 van de 3 Arco-standaardformaten (Cenbii, E-fff, eenvoudige XML). Deze formaten zijn uitvoerig beschreven, met concrete voorbeelden op basis van uitvoerige testen om de voorbereiding kort en doeltreffende te maken. Bij een testverzending wordt automatisch de conformiteit getest.
• Afwijkende koppelingen op maat zijn eveneens mogelijk.

Transport van bestanden wordt beheerd door Arco.

Auto-validatie: controle van de factuur op inhoud

• Controle van bepaalde business eisen van de ontvangers (vb van Vlaamse Overheid of van een departement van de Vlaamse Overheid).
• Controle van de meest voorkomende technische fouten.

Dankzij deze controles worden mogelijke problemen heel vroeg gedetecteerd, in plaats van na de betalingstermijn. Binnen het Arco E-invoice monitoring platform hou je een helder overzicht van wat in behandeling is op het Mercurius OpenPeppol platform, wat succesvol verzonden is, of wat aandacht vraagt, en dit zowel voor e-invoices verzonden naar de Vlaamse overheid als andere verzendingen. Behandeling bij niet conforme facturen:

• Gebruikers krijgen een duidelijk e-mailbericht, klikken door naar de details op de portal, zien de nodige gegevens en nemen een passende actie.
• Technische aandachtspunten worden door de Arco helpdesk opgevolgd.

KPI: duidelijke statistieken geven een overzicht van de status van de e-invoice verzendingen.

We hebben een volledig draaiboek klaar voor een snelle en zorgeloze opstart !

• Via een eenvoudig registratieproces geef je snel alle gegevens door.
• Aanlevering: standaard aanlevermethodes bestaan waardoor u met een minimale setup tijd onze diensten activeert.  Vraag het documentatiepakket op.
• Koppelen verzender-ontvanger: indien u eenmalig de lijst ondernemingsnummers doorgeeft waarnaar u wil verzenden, dan kijken wij na welke organisaties effectief kunnen ontvangen.  Het lijstje ontvangers die nog niet actief zijn, krijgt u doorgestuurd.
• Voorbereiden verzending: testbestanden worden ingeladen voor nazicht conformiteit. Die kunnen eerst naar een testontvanger worden gestuurd. Nadien volgt de eerste productieaanlevering.

U wenst het verzenden van e-invoices uit te breiden ?

• Digitale Verzending naar alle types bedrijven en consumenten kan eveneens worden ingericht.
• Digitale verzending naar andere buitenlandse overheden is eveneens mogelijk.  Hiertoe behoren e-invoicing Frankrijk (Chorus), e-invoicing Nederland (Simpler Invoicing), Verzending in de gezondheidszorg in het Verenigd Koninkrijk (NHS), verzending naar de Italiaanse overheid (Fattura PA)
• Verzending via andere documenttypes via OpenPeppol: OpenPeppol order, OpenPeppol order confirmation,  OpenPeppol despatch advice (leveringsnota), Open/Peppol catalog items (artikelgegevens uitwisselen).