Meer en meer klanten willen vandaag de dag hun betaaldocumenten (meestal facturen) digitaal ontvangen. Digitalisering via e-invoicing(elektronische facturatie) is daardoor geen vaag begrip of idee meer, maar een concrete must geworden. De voorbije jaren is er zowel door de private als door de openbare sector al gigantisch veel werk verzet op het vlak van e-invoicing. Met klemtonen op duurzaamheid, snelheid, effectief bestellen en vergaande digitalisering is e-invoicing in veel bedrijven een standaard geworden. Maar ook binnen de federale, Vlaamse en lokale overheden wordt er sterk ingezet op digitalisering. De ontwikkeling van e-Box, Mercurius-platform, Open Peppol … zijn hier enkele voorbeelden van die ook kaderen in de Europese e-invoicing richtlijn.
Vrijwel alle boekhoudpakketten op de Belgische markt kunnen tegenwoordig probleemloos Peppolfacturen verzenden en communiceren met het Mercurius-platform van de overheid. Vrijwel alle publieke organisaties in Vlaanderen kunnen e-facturen ontvangen én verwerken. Er worden dan ook veel inspanningen geleverd door lokale besturen om enerzijds zowel hun leveranciers (= inbound) als anderzijds hun klanten/debiteuren (= outbound) te sturen naar deze digitalisering via e-invoicing. En de verdere stap naar e-orderinglaat zich ondertussen ook al opmerken.
Heel wat overheidsovereenkomsten en raamcontracten verplichten de leveranciers die willen deelnemen aan een gunning om achteraf enkel digitale facturen te verzenden. En verschillende besturen zijn vandaag de dag al operationeel met het verzenden van digitale facturen naarhun klanten. Dit laatste is vooral van toepassing op klanten die jaarlijks meerdere facturen of andere vorderingen ontvangen. Voor eenmalige of niet-recurrente klanten is dit verhaal minder succesvol maar ook daar groeit alle dagen de interesse. Klanten koppelen spontaan bijvoorbeeld hun e-Box aan hun Doccle-account, of connecteren zich binnen Doccle spontaan metleveranciers die digitaal facturen aanbieden via Doccle … ook al hebben ze nog geen factuur gekregen.
De Vlaamse overheid zette in op het Vlaamse facturatiebeleid en nam het initiatief om de geleverdeinspanningen naar e-invoicing via een wedstrijd onder de aandacht te brengen en initiatiefnemers een hart onder de riem te steken. Op 20 mei 2021 maakte Minister-president van de Vlaamse Regering Jan Jambon de e-FA award bekend. E-FA award staat voor e-facturatie award en wordt opgedeeld in een aantal categorieën die hier de voorbije jaren veel inspanningen leverden:
Over het nut van e-invoicing langs de crediteurenkant is vrijwel iedereen het eens. Maar hoe ver staat het met de uitgaande betaaldocumenten (outbound)?Als je als overheid de eis oplegt enkel e-invoicing facturen te willen ontvangen, moet je ze ook zelf kunnen verzenden. Dat geldt niet enkel voor facturen tussen overheden (peppol-facturen), maar evenzeer tussen de overheid en haar klanten. Sommige klanten zijn tegelijk leveranciers.
Er moet wel worden opgemerkt dat uitgaande betaaldocumenten niet enkel facturen behelzen, maar ook aanslagbiljetten (gemeentebelastingen), beslissingen van GAS-boetes, minnelijke schikkingen van schadedossiers, terugvorderingen … De overheid is momenteel gestart met de uitwerking van een juridisch kader voor verzenden en ontvangen van belastingen via e-invoicing. Een trein die alsmaar verder spoort en dus aangroeit …
Maar wat zit er voor u als financieel directeur in om aan uitgaande e-invoicing (outbound)te doen? Wat zijn de voordelen?
Facturen (of andere betaaldocumenten) kunnen digitaal aangeleverd worden, en hoeven niet langer uitgeprint en verzonden te worden. Duurzaamheid, snelle bestelling van betaaldocumenten, beperken van manuele tussenkomst, besparen op verzendkosten zijn zondermeer de grote voordelen. Het uitprinten moet een soort vangnet of restcategorie worden als het digitale zou falen.
Een klant of debiteur die zich digitaal engageert, is eerder een ‘goede’ klant/debiteur en geen wanbetaler. De klant kan zelf kiezen via welk digitaal kanaal het betaaldocument moet worden verzonden. Het is altijd interessant om de klant meerdere kanalen aan te bieden: email met PDF, XML-formaat via EDI-koppeling, Doccle, POM, Peppol, e-Box … Indien een digitale klant een afbetalingsplan ondertekent, kan deze via hetzelfde kanaal digitaal pro-actief herinnerd worden aan een volgende betaalschijf.
Vele van deze klanten betalen ofwel onmiddellijk via een betaalknop of QR-code ofwel tegen de vervaltermijn die in het digitaal betaaldocument is opgenomen. Het debiteurenbeheer wordt hierdoor tot een absoluut minimum beperkt. Cijfers bij de stad Antwerpen tonen aan dat het aanmaningspercentage van digitale klanten kleiner is dan 1%!
Werk aan de winkel, maar zeker haalbaar …
Wilfried Horemans, Stad Antwerpen
