Toon van Damme

VDAB est une organisation d’aide aux citoyens flamands désireux de développer leur carrière.

Le personnel de l’administration fournisseurs traite chaque année quarante mille factures entrantes. Dans le cadre de la stratégie « Radicaal Digitaal » (virage radical vers la numérisation), ces personnes s’efforcent de traiter les factures entrantes au format numérique et d’automatiser autant que possible le processus. VDAB utilise la solution Arco E-mail Processor depuis 2014; en peu de temps, le nombre de factures arrivant par e-mail a augmenté jusqu’à 65 %.

Les améliorations apportées au processus présentent entre autres les avantages suivants :

• La lecture des e-mails ne requiert plus d’intervention humaine.
• Les annexes pertinentes sont extraites automatiquement de l’e-mail et transférées de manière groupée vers OCR. Idem pour les e-mails ‘compliqués’, caractérisés par la particularité de la structure de leurs annexes.
• Les expéditeurs indésirables sont bloqués.
• Plus aucun e-mail n’est perdu.
• Les e-mails supprimés (critères non conformes) font l’objet d’une vérification périodique au sein du service.

L’archive électronique fiable d’Arco offre divers avantages :

• Les e-mails sont archivés de manière centralisée. Il n’est plus nécessaire de les archiver en parallèle via une boîte à lettres électronique centralisée.
• L’archive répond aux exigences légales. L’e-mail d’origine et toutes ses annexes sont sauvegardés tels quels.
• Toutes les étapes du traitement de l’e-mail sont sauvegardées dans un audit.
• Le système ERP permet d’accéder automatiquement à cette archive en quelques clics et de contrôler l’e-mail d’origine et toutes ses annexes.