La province de Flandre occidentale est passée au numérique en 2013 pour le traitement des factures fournisseurs. Elle s’est tournée vers Arco pour la numérisation et la reconnaissance des factures. L’entrepreneur principal Cipal se charge à son tour de l’acheminement, de la validation et de l’inscription des factures dans la comptabilité de Mercurius.
Dès le début, l’approche transparente du projet a permis de délimiter clairement son étendue et de définir les responsabilités. Le projet a ainsi été rapidement adopté par des parties séduites par la limpidité et l’efficacité de l’approche, mais aussi par la communication fructueuse.
Le support s’est avéré très performant également : une réponse ou une solution a été proposée à chaque question ou problème.
Stijn Lombaert, directeur du greffe, responsable gestion et organisation
Garantir un suivi plus rapide et plus précis du budget – ce qui nécessite un traitement aussi rapide que possible des factures entrantes au sein du service comptabilité.
Le cycle de politique et de gestion fonctionne sur une base transactionnelle. Un traitement comptable correct et ponctuel requiert une aide adaptée au processus.
À présent, toutes les factures parviennent à l’administration centrale, service comptabilité. Cette centralisation permet non seulement d’accélérer l’enregistrement (délais écourtés) mais aussi de réduire à néant le risque de perte accrue de factures.
Vitesse:
Précision:
Conformément à une récente réglementation européenne, toute facture devra être payée à l’avenir dans les trente jours civils. Grâce à ce système plus rapide, les délais de paiement pourront être effectivement respectés.
Externalisation :
SLA clairement définis et effectivement respectés :
La province traite pas moins de 25.000 factures par an. Certains jours ouvrables (hors période de vacances), elle reçoit et numérise le jour même pas moins de 250 factures. Arco a effectivement montré sa capacité à gérer de tels volumes sans difficulté ni retard. Grâce à leur bonne collaboration, l’administration provinciale et Arco sont parvenus à régler rapidement et efficacement les problèmes dès le début
Au départ, l’externalisation d’autant de factures à une partie externe suscitait quelques réserves. Les doutes se sont toutefois rapidement dissipés : le service a en effet été rapidement mis en place et a prouvé son efficacité. La flexibilité d’Arco pour affiner l’enrichissement des données a été déterminante
Grâce à sa simplicité d’utilisation, le logiciel de numérisation a nécessité peu de temps de formation et a été accueilli très favorablement.
Le logiciel comptable Cipal Mercurius est doté d’un module de workflow. Les factures arrivent automatiquement dans le workflow et les valideurs peuvent vérifier toutes les données avant de les valider ou de les rejeter.
Les documents numérisés sont sauvegardés dans une archive numérique légale. Le portail Internet d’Arco comprend toutes les factures, conformément à la législation. La facture est enrichie d’une signature numérique, stipule clairement la date et ne peut plus être modifiée. L’audit trail tient à jour tous les mouvements. L’archive papier n’a donc plus d’intérêt.
Au-delà de l’archivage centralisé des factures, c’est également toutes sortes d’archives décentralisées qui disparaissent. Les responsables budget, par exemple, ne tiennent plus à jour les factures liées à des engagements, mais procèdent à une recherche numérique dans l’application comptable.
