Start People et USG People sont des entreprises maîtresses dans le domaine des services RH et font partie de Recruit.
La principale application concerne le traitement des factures fournisseurs. Le Shared Service Center d’USG Belgium traite près de 30.000 factures fournisseurs chaque année.
Le service Comptabilité s’y retrouve à bien des égards :
- Les délais de validation des factures ont diminué de 30 % par rapport à avant.
- Les documents ne se perdent pas.
- L’archive numérique centralisée est parfaitement conforme à la législation. Il n’est dès lors plus nécessaire de conserver une autre archive en parallèle.
- Principe des quatre yeux : chaque facture est vérifiée par au moins deux personnes, conformément aux compétences définies pour vingt entités légales du groupe.
- Moins d’encodage manuel : les données de facturation sont proposées automatiquement via OCR et leur enregistrement après validation dans le progiciel de comptabilité Finacc de Centric ne requiert aucune intervention humaine.
- Lecture directe des e-mails : les e-mails sont à présent traités automatiquement. Leur numérisation est donc devenue superflue.
Notes de frais numériques :
- Les frais sont encodés sous forme numérique par des membres du personnel ; les données encodées sont donc beaucoup plus précises dès le départ.
- Le processus de validation est beaucoup plus rapide qu’auparavant et conforme aux règles d’autorisation en vigueur dans les sociétés d’exploitation.
- Les données sont transférées automatiquement vers l’application salariale. Les données ne doivent plus être encodées manuellement par le service du personnel.
Gestion des achats numériques :
- Les demandes d’achats sont définies via le workflow numérique.
- La validation, la commande et la livraison passent donc par un processus intégré.
- La gestion des achats numériques permet d’avoir une vue plus précise des commandes en cours et de leur impact sur le budget et les clôtures mensuelles.
- Les factures de commande et de livraison sont directement enregistrées sans validation si elles sont conformes à la commande et à la livraison (appariement automatique).
Paiements manuels :
- Certaines factures doivent être payées à une date spécifique et requièrent dès lors une procédure à part entière. Un workflow de suivi distinct a été établi pour ces factures.
- Les dates de paiement spécifiques ne sont ainsi pas oubliées et peuvent être contrôlées au moment de la validation.
