Chris Govaerts

Envoi des documents d’assurance numériques et sur papier

Externalisation de l’envoi des quittances: moindre coût pour un meilleur service 

Chris Govaerts, COO

Van Dessel Insurance Brokers?

Un courtier d’assurances de premier plan proposant des solutions aux entreprises et consommateurs :

  • innovation technologique comme pilier
  • services modernes et efficaces
  • prix attrayant

Envoi des documents d’assurance numériques et sur papier

Van Dessel s’occupe de la facturation clients et de l’encaissement des primes d’assurances. Cette tâche représente un volume important de documents (à payer au comptant ou à échéance) imprimés ou envoyés par la poste. Le courtier d’assurances souhaite augmenter considérablement le nombre d’envois numériques, grâce à une gestion centralisée via le logiciel BRIOplus (Portima). Arco se charge de l’envoi des documents.

Le nouveau procédé comporte les étapes suivantes:

  1. Préférence d’envoi du client indiquée par les gestionnaires: support papier ou canal numérique
  2. Prêt à l’envoi
    • création et préparation automatiques des documents
    • ajout automatique des annexes
  3. Plateforme d’envoi Arco
    • Chargement des documents
    • Transmission des documents par le bon canal
    • Conservation des statuts d’envoi
  4. Envoi sur support papier
    • Impression des documents et annexes au centre d’impression Group Joos
    • Automatisation de la livraison, mise sous pli et envoi par courrier
  5.  Envoi électronique
    • Envoi des documents vers le bon canal (d’abord e-mail avec annexe au format PDF)
    • Ajout progressif d’autres canaux (e.a. fichier structuré EDI et livraison via Doccle)
    • Portail MyBroker de Portima: les clients peuvent consulter tous les documents d’assurance pertinents

Avantages d’un système d’envoi numérique des documents d’assurance

  1. 70% d’économies grâce à l’envoi numérique
  2.  Association automatique des annexes
    • Gain de temps considérable
    • Marge d’erreur plus faible
  3. Envoi numérique réclamé par de nombreux clients (durant la 1ère phase: près de 20 %), aussi bien les entreprises (analyse automatique de documents) que les clients particuliers
  4.  L’envoi numérique s’inscrit dans le cadre d’une stratégie de communication intense et multiple
    • Sensibilisation du client aux bénéfices des portails (e.a MyBroker) où ils peuvent recueillir une foule d’informations supplémentaires
    • La hausse du nombre de produits proposés par la voie numérique par Van Dessel Insurance Brokers incite les clients à se tourner vers de nouveaux canaux de communication