Création et insertion des documents
- La société fiduciaire numérise elle-même les dossiers. Les clients qui ne se sentent pas prêts à introduire dans l’immédiat leurs documents de manière numérique bénéficient malgré tout des avantages du système
- Le client charge lui-même les documents de manière continue et fait un choix parmi les canaux disponibles : glisser, numériser ou envoyer des documents vers la boîte e-mails. Les PDF qui arrivent par e-mail sont chargés sans être numérisés. Le système est facile à utiliser, et le statut du traitement toujours très clair.
- Le client établit lui-même des factures de vente en effectuant une sélection des clients et articles. Le système permet d’additionner des montants, de suivre les dates et numéros de suivi et de vérifier les codes TVA. Les factures sont envoyées par la voie numérique, et le bon document est automatiquement enregistré dans le progiciel comptable.
Reconnaissance automatique des données
- Le service avancé OCR, dont la précision est estimée à 99,7 % au moins, convertit les documents PDF en données de facturation claires.
- Ce résultat exceptionnellement élevé s’explique par l’excellente qualité d’OCR (Arco traite des millions de documents pour d’innombrables entreprises situées en Belgique, en Europe et dans le reste du monde).
- L’automatisation ne se fait pas au détriment de la fiabilité, vu que les documents sont ensuite validés par deux personnes. Si les résultats obtenus ne coïncident pas, les documents sont vérifiés par une troisième personne.
Contrôle, statut et communication
- Accès en permanence au stade de traitement des factures d’achat.
- Contrôle éventuel par le gestionnaire de dossier :
- transmission directe des factures d’achat au service comptabilité qui se charge de leur écriture, ou contrôle préalable par le gestionnaire de dossier (en fonction de l’organisme) permettant de supprimer les documents non valides ou de les classer dans le bon répertoire.
- détection automatique des doublons.
Comptabilisation
Les documents sont enregistrés à la comptabilité et éventuellement encore complétés manuellement dans le progiciel comptable habituel.
Dossier en ligne et informations de paiement
- Dans un dossier en ligne, il est possible d’effectuer des recherches dans tous les documents. Ceux-ci peuvent, par ailleurs, être consultés en un clin d’œil.
- L’archive numérique remplace l’archive papier.
- Le statut de paiement est visible.
Gestion par la société fiduciaire
- La société fiduciaire se charge personnellement d’ouvrir et de gérer les dossiers numériques pour les clients.
- Les informations statistiques donnent aux clients une idée du statut des dossiers numériques.
Utilisation de plusieurs progiciels comptables
Les solutions pour les sociétés fiduciaires comportent plusieurs progiciels comptables : Kluwer Expert-M, Organi, Dave (Just Software), Bob 50 (Just), Venice, Popsy et Allegro.
Service fiable
- En recourant au service cloud d’Arco, vous activez immédiatement un service documentaire que plusieurs parties peuvent utiliser via Internet.
- Vous pouvez compter sur un niveau de sécurité élevé ainsi qu’une grande disponibilité. Nous utilisons en parallèle deux excellents centres de données belges, permettant à Arco de supporter facilement des millions de documents.
- Un bureau spécialisé teste périodiquement la sécurité de l’environnement. Ce test révèle qu’Arco répond systématiquement aux règles de sécurité les plus strictes.
