Un grand nombre de documents, soumis à des délais de conservation et des prescriptions légales, supportent les processus d’exploitation. C’est le cas notamment des contrats, factures entrantes et sortantes, commandes, communications avec les clients, réclamations, appels d’offres et offres, états d’avancement, plans techniques, spécifications produit, procès-verbaux, attestations et certificats, rapports de conseil d’administration, notes internes, documents relatifs au personnel, pièces comptables.
Par ailleurs, vous déterminez également les règles en interne portant sur les consignes de qualité, les responsabilités à l’égard du conseil d’administration, des clients et du personnel.
Si vous préférez le stockage numérique au stockage papier ou au back-up, l’archivage numérique doit répondre aux conditions les plus strictes. C’est en tenant compte de ces critères que nous avons lancé l’archive basée sur le cloud (SenSaas). Ce service comporte diverses facettes.
Document sûr
Les personnes travaillent dans le système de manière sûre et garantie. Le processus de chargement, d’enregistrement et d’attribution de propriétés lié aux documents est défini avec précision. Le lien des droits aux rôles est géré de manière méthodique, tout comme les versions (si elles sont actives) sont gérées et montrées avec précision. Plus aucune modification ne peut être apportée aux documents archivés. Doma garde une trace de toutes les actions (audit trail).
Legal Signing – Ancrage numérique
Le service de signature numérique signe des documents automatiquement. Conformément à la législation européenne, la signature est liée à des certificats ; elle est de ce fait automatiquement avancée ou qualifiée. Elle permet l’ancrage du document. Ce service vous permet également d’attribuer une durée de validité ; grâce à la technique d’horodatage, vous pouvez, si vous le souhaitez, fixer une longue durée de validité, liée à la période de conservation du document. Toute personne concernée peut vérifier aisément la validité de la signature.
Plateforme éprouvée
Le service cloud d’Arco Doma est un service documentaire de haut niveau avec également la possibilité d’impliquer des utilisateurs externes (clients, partenaires et autres).
SenSaas vous garantit un niveau de sécurité élevé ainsi qu’une grande disponibilité. Nous utilisons en parallèle deux excellents centres de données belges, permettant à Arco Doma de supporter facilement des millions de documents.
Le bureau spécialisé Gremwell teste périodiquement la sécurité de l’environnement Doma, conformément aux règles internationales de l’OWASP. Ce test révèle qu’Arco Doma répond systématiquement aux règles de sécurité les plus strictes.
Gestion des archives
Des règles d’archivage claires sont définies par entité, comme le type de document, le dossier, la structure du dossier et d’autres propriétés. Les documents sont classés en mode « archives » après leur traitement actif. Une fois que le délai d’archivage prévu est écoulé, vous pouvez exécuter d’autres actions : déplacer les documents dans d’autres archives (ex. autre type de sauvegarde), exporter le document et les propriétés, supprimer le document et/ou les propriétés.
Dans tous les cas, l’utilisateur peut exporter les documents et continuer de les gérer dans une autre archive. Les signatures numériques, certificats et définitions temporelles (horodatage) restent applicables au document.
